Welche Analysetools nutzen Kommunikatorinnen und Kommunikatoren, um ihren Content so zu optimieren, dass dieser für die Mitarbeitenden prägnant und relevant ist? Ich glaube, dass gutes Daten- und Contentmanagement immer wichtiger werden wird und die gängigen Anbieter zügig mit datenschutzkonformen und intuitiv bedienbaren Tools auf den Markt kommen müssen.

Information nach Maß und Geschmack

Wir alle erleben das gerade: Wer fünf Dingen nicht gleichzeitig seine Aufmerksamkeit schenken kann, meistert den digitalen Alltag nur mit Mühe. Posts, Calls, Mails, Tags – wir springen von Tool zu Tool, von Nachricht zu Link zu Video. Natürlich bleibt es eine der wichtigsten Aufgaben der Internen Kommunikation, alle Mitarbeitenden zu erreichen. Aber gleichzeitig steht sie vor der Herausforderung relevant zu bleiben, die User nicht zu überfrachten. Mitarbeitende nutzen täglich im Schnitt acht bis vierzehn Tools für ihre Arbeit. Viele davon halten Informationen bereit und konkurrieren damit auch untereinander. Mitarbeitende brauchen also intelligenten Support, um mit irrelevanten Informationen gar nicht erst belästigt zu werden.

Was bei der privaten Nutzung von (sozialen) Medien funktioniert, kann auch beim Management von beruflichen Informationen helfen. Auf Basis unseres Nutzerverhaltens selektieren Algorithmen Inhalte, die im Bereich unseres Interesses liegen. Für die Unternehmenskommunikation bedeutet das, den vermeintlichen Kontrollverlust zuzulassen, dass alles Publizierte auch bei jeder und jedem ankommt – Krisenkommunikation ist davon selbstverständlich ausgenommen. Die Selektion muss vielmehr dazu beitragen, dass der Content so angepasst und verbessert wird, dass maximal irrelevante Themen wegfallen. Durch diese automatische Analyse entsteht so eine personalisierte Themenplanung. Auch die Angabe der Lesedauer, wie wir sie aus vielen Onlinemedien kennen, hilft uns, die Auswahl auf unser Zeitbudget abzustimmen.

KI macht es möglich – und Microsoft Viva

Viel zitiert in Sachen Data Analytics bzw. künstlicher Intelligenz (KI) in der internen Kommunikation ist die Siemens AG und deren „Coffee Mug“, ein personalisierter Newsfeed, der Mitarbeitende individuell mit Informationen aus verschiedenen internen und externen Quellen versorgt. Diesen Schritt werden vor allem größere Unternehmen mit mehreren aktiven Kommunikationsplattformen zukünftig gehen müssen, um den schmalen Grat zwischen Information und Überforderung zu meistern. Auch das Modul „Connections“ von Microsoft Viva geht diesen Weg. Es stellt künftig kuratiert Inhalte aus der Office-365-Welt in MS Teams zur Verfügung – mittelfristig über die offene Schnittstelle auch anderer Plattformen wie COYO. Office 365 kann in diesem Segment somit schon viel, scheitert aber noch zu oft an den Vorgaben des Datenschutzes vieler Unternehmen.

Andere aktuell zur Verfügung stehende Analysetools der Hauptanbieter (Haiilo, Staffbase, Beekeeper…) sind aktuell noch nicht so weit, dass sie ohne Expertenwissen nutzbar sind oder einem gar den Analyseaufwand abnehmen. Deshalb ergibt es Sinn, sich initial professionelle Unterstützung zu suchen, um die richtigen Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Contentmanagements zu finden.

Aktives Contentmanagement als Übergangslösung

Für die meisten Verantwortlichen in der Kommunikation sind KI-unterstütze Tools noch Zukunftsmusik. Die verfügbaren Analysetools der gängigen Hersteller machen dem Einzelnen noch zu viel Arbeit. Wer hat schon Zeit und Lust, sich diverse Vorschläge zur Optimierung des eigenen digitalen Arbeitsplatzes anzuschauen und umzusetzen? Diese Rolle wird mehr und mehr in der Unternehmenskommunikation verortet sein, vielleicht auch in einer neuen Position des Digital-Workplace-Managers. Denn die Annahme, dass ein Digital Workplace automatisch zur Schwimmhilfe in der Informationsflut wird, ist falsch. Bis die Datenanalyse die Nutzerinnen und Nutzer beim intuitiven Datenmanagement in den Unternehmen unterstützt, wird gutes Contentmanagement die Lücke füllen müssen. Deshalb nochmal die Frage: Welche Analysetools nutzt ihr Kommunikatorinnen und Kommunikatoren, um euren Content so zu optimieren, dass dieser für die Mitarbeitenden prägnant und relevant ist? Ich bin gespannt auf eure Erfahrungen.